個人情報保護方針／個人情報の取扱いについて
株式会社Ｉｎｉｔｉａｌ Ｓｔａｔｅ（以下、「当社」という。）は、企業で使える補助金助成金を無料で診断できるサービス「補助金ストレス手間free」の開発、企業で補助金助成金を使って自社商品を販売するために必要な稼働を請け負うサービス「補助金営業丸投げ隊」の事業を行っております。
当社は、以下に示す方針を具現化するため個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
■ 1. 個人情報の取得・利用・提供
当社は、企業で使える補助金助成金を無料で診断できるサービス等に関する事業で取扱う個人情報、及び、従業者の雇用・人事管理等において取扱う個人情報について、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
■ 2. 法令・規範の遵守
当社は、確実な個人情報保護の実現のため、個人情報の保護に関する法令及び国が定める指針、その他の規範、行政機関等が定めた個人情報保護に関する条例・規範・ガイドライン等を遵守します。
■ 3. 安全管理措置
当社は、個人情報（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報を含む）の漏えい、滅失、毀損などのリスク評価を定期的に実施し、適切な予防及び是正のための措置を講じます。万一事故が発生した場合はその原因究明・対策を迅速に実施し影響が最小限になるよう努めます。
■ 4. 苦情・相談への対応
当社は、個人情報取扱いに関する苦情や相談に対して迅速かつ誠実に対応します。
■ 5. 継続的改善
当社は、定期的な内部監査や代表者による見直しを通じて個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。
本方針は、全ての従業者に教育等を通じて周知するとともに、必要に応じて利害関係者が入手可能なように当社のホームページ、パンフレット等に掲載するなどの措置を取るものとします。
制定日：2025年9月17日／最終改正日：2025年9月17日
株式会社Initial State 代表取締役 北山 洋樹
当社の個人情報保護方針の内容についての問合せ先、及び、個人情報に関する苦情相談窓口
株式会社Ｉｎｉｔｉａｌ Ｓｔａｔｅ
〒101-0021 東京都千代田区外神田5-6-2 菊池ビル1階
個人情報に関するお問合せ窓口 苦情相談窓口責任者
電話番号：03-6822-4762 ／ E-Mail：privacy@initialstate.jp
Ⅰ．個人情報の取扱いについて
■ 1. 事業者の名称、住所、代表者の氏名
株式会社Initial State
〒101-0021 東京都千代田区外神田5-6-2 菊池ビル1階
代表取締役 北山 洋樹
■ 2. 個人情報保護管理者の氏名、役職名および連絡先
氏名：北山 洋樹／役職名：代表取締役
連絡先：TEL 03-6822-4762 ／ E-Mail privacy@initialstate.jp
■ 3. 個人情報の利用目的
| 個人情報の区分 | 利用目的 | 保有個人データ |
|---|---|---|
| お客様情報 | 企業で使える補助金助成金を無料で診断できるサービス 事業における連絡等の業務遂行のため サービス案内やアフターサービスのため |
○ |
| 取引先情報 | 商談及び業務上の連絡、受発注、請求・支払業務のため | ○ |
| 従業者情報 | 人事労務・業務・健康・セキュリティ管理のため | ○ |
| 採用応募者情報 | 採用業務に係る管理および各種連絡のため | ○ |
| お問合せ者情報 | お問合せへの対応のため | ○ |
| 他社から取得した求職者情報 | ハローワーク、就職斡旋サイト、人材紹介会社等から取得する求職者情報は採用業務のため | - |
※ 保有個人データとは、当社が直接ご本人様より取得させていただくもので、主に同意書、同意文書、ウエブ上では同意の確認ボタンなどで同意を得た上でご提供いただく情報を指しています。
この取得方法で得られた個人情報に関しましては、本人の権利として、開示などが必要な場合は遅滞なくお知らせすることが可能です。詳細は「Ⅱ．保有個人データ等の開示等の手続きについて」をご覧ください。（例外事項により、開示事項の一部あるいは全部の開示等に対応できない場合がございます。）
■ 4. 個人情報の第三者提供
当社は、次に掲げる場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。
- (1) ご本人様の同意がある場合
- (2) 法令に基づく場合
- (3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
- (4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
- (5) 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
■ 5. 個人情報取扱いの委託
当社は、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託し、業務委託先に対して個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。
■ 6. 保有個人データに対して行う安全管理措置
当社においては、保有個人データを特定し、データの管理者を指定しています。また、JIS Q 15001に従ってリスクアセスメントを行い、個人データ（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当社が個人データとして取り扱うことを予定しているものを含む）の安全管理基準を策定し、以下のとおり個人データの漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人データの適切な管理のための措置を講じています。
- (1) 基本方針の策定
・個人データの適切な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「苦情相談窓口」等についての個人情報保護方針を策定しております。 - (2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
・個人情報保護規程を制定し、個人データ取扱いのライフサイクル（取得、利用、保存、委託・提供、消去・廃棄等）の段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者及びその役割等について取り決めております。 - (3) 組織的安全管理措置
・個人情報保護規程を制定するとともに、個人データの適切な取扱いの確保のため、個人データの取扱いに関する責任者をはじめとする個人情報保護体制を整備しております。
・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。 - (4) 人的安全管理措置
・全従業者と秘密保持誓約を締結し、（情報セキュリティ及び）個人情報保護に関する教育を定期的に実施しております。
・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。 - (5) 物理的安全管理措置
・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧等を防止する措置を実施しております。
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。 - (6) 技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、従業者毎に取り扱うことができる個人データ等の範囲を限定しています。
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。 - (7) 外的環境の把握
（個人データの保管（委託を含む）を日本国外で行っている場合）
・個人データを保管しているＡ国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しております。
（個人データの保管（委託を含む）を日本国外で行っていない場合）
・個人データ取扱いの委託を含め、日本国外での個人データの保管は行っておりません。
■ 7. 保有個人データ等の開示等の請求
お客様は、当社が保有する保有個人データ又は第三者提供記録（以下、「保有個人データ等」）についてご本人またはその代理人から、保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止のご請求、並びに第三者提供記録の開示のご請求（以下、「開示等の請求」）を行うことができます。その際、当社はご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。「開示等の請求」の申し出の詳細につきましては、下記の「苦情相談窓口責任者」までお問い合わせください。
〒101-0021 東京都千代田区外神田５－６－２ 菊池ビル１階
株式会社Ｉｎｉｔｉａｌ Ｓｔａｔｅ 苦情相談窓口責任者
電話番号：03-6822-4762 ／ E-Mail：privacy@initialstate.jp
■ 8. 個人情報を提供されることの任意性について
お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な個人情報をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。
■ 9. ご本人が容易に認識できない方法により取得する場合について
クッキー（Cookies）は、お客様が当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、お客様のプライバシーを侵害するものではなく、またお客様のコンピューターへ悪影響を及ぼすことはありません。
また当社のサイトでは個人情報を入力していただく部分にはすべてSSL（Secure Sockets Layer）のデータ暗号化システムを利用しております。さらに、サイト内における情報の保護にもファイアーウォールを設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承ください。
■ 10. 認定個人情報保護団体について
当社が加入する認定個人情報保護団体はありません。
Ⅱ．保有個人データ等の開示等の手続きについて
当社が保有する保有個人データ等に関して、ご本人様又はその代理人様から、「開示等の請求」があった場合、当社所定の方法によって対応いたします。具体的な方法については、個別にご案内しますので、下記「開示等の請求」連絡先までご連絡ください。
1. 「開示等の請求」の連絡方法、及び、連絡先
「開示等の請求」は、郵送・電話・電子メールの送信によって下記「苦情相談窓口責任者」宛ご連絡ください。
〒101-0021 東京都千代田区外神田５－６－２ 菊池ビル１階
株式会社Ｉｎｉｔｉａｌ Ｓｔａｔｅ 苦情相談窓口責任者
電話番号：03-6822-4762 ／ E-Mail：privacy@initialstate.jp
ご請求内容確認後、折り返し当社所定の請求書面「保有個人データ開示等請求書」をお送りしますので、必要事項をご記入の上、ご郵送ください。
2. 「開示等の請求」に際してご提出いただく書類
「開示等の請求」に際しては下記のご本人確認書類の写しのいずれかの同封が必要になります。
【ご本人確認書類】
・運転免許証
・個人番号カード（マイナンバーカード）表面
・パスポート
・在留カード
・特別永住者証明
・年金手帳
3. 代理人様による「開示等の請求」の場合
「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、下記「(1) 代理人様ご自身を証明する書類」のいずれか、及び、「(2) 代理人である事を証明する書類」のいずれかを同封してください。なお、「原本」の指定がない書類については当該書類の写しを同封してください。
(1) 代理人様ご自身を証明する書類
2．「開示等の請求」に際してご提出いただく書類記載のご本人確認書類参照
(2) 代理人である事を証明する書類
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
1．本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞
1．戸籍謄本
2．住民票（続柄の記載されたもの）
3．その他法定代理権の確認ができる公的書類
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞
1．後見登記等に関する登記事項証明書
2．その他法定代理権の確認ができる公的書類
4. 「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
保有個人データの開示、利用目的の通知、及び、第三者提供記録の開示のご請求については、１回の請求につき以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
手数料金額：1,000円
5. 「開示等の請求」に対する回答方法
原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。ただし、保有個人データ等の開示請求の場合で、電磁的記録による回答をご希望の場合は、請求等いただいた方が指定するe-mailアドレス宛に回答書面をPDF化したものを添付して送信する方法によって回答いたします。
◇ 「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
◇ 以下の場合には「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。なお、不開示の場合につきましても所定の手数料をいただきますのでご承知ください。
1. 保有個人データ開示等請求書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど、本人が確認できない場合
2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
3. 所定の請求書に未記入があった場合、所定の書類が不足していた場合
4. 請求時にお申し出いただいた情報や、ご提出いただいた書類から、開示のご請求の対象が特定できない場合
5. 開示等の請求の対象が「保有個人データ」(※)「第三者提供記録」に該当しない場合
6. 手数料が不足していた場合
7. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
8. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
9. 他の法令等に違反することとなる場合
なお、保有個人データの利用目的の通知、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去もしくは第三者への提供の停止のご請求の場合にも、上記①から⑤までの事由があるときのほか、法令の規定に基づきご請求に応じられないときがありますのでご了承ください。
※ 保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる「開示等の請求」の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下a)～d)のいずれかに該当する場合は保有個人データには該当しません。
a） 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
b） 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
c） 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
d） 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの